Nos últimos anos, as organizações têm passado por várias transformações decorrentes dos ciclos económicos, novos segmentos de mercado, novos modelos de negócio e evoluções tecnológicas.
Torna-se essencial, portanto, que os negócios prosperem neste cenário através de fatores como: capacidade de se adaptar, agilidade, planeamento e estratégias de gestão de projetos para viabilizar as metas estipuladas.
Nesta realidade, aumenta a importância da eficácia dos projetos bem como a disseminação de conhecimentos que envolvem a sua gestão em resposta às exigências de mercado. É preciso, que as empresas desenvolvam um conjunto de habilidades e ferramentas para lidar de forma positiva com as mudanças e a melhor forma para essa mudança tem sido gerir projetos de forma assertiva.
A gestão de projetos consiste num conjunto de práticas que visa auxiliar todo o processo de planeamento, execução, monitorização e controlo de um projeto e que, na prática, se traduz numa lista de coisas a fazer, com recurso a uma série de técnicas e ferramentas que aumentam a eficácia do trabalho e apoiam no alcance de objetivos específicos.
Existe um grande leque de metodologias disponíveis que, de forma geral, se podem dividir em dois grandes grupos: metodologias tradicionais e metodologias ágeis. Em todas estas metodologias existe planeamento antes da execução. A grande diferença entre elas é quanto planeamento antecipado se faz.
“Não existe uma máxima que dite que uma organização precisa de adotar um ou outro modelo de gestão de projetos. É preciso entender a diferença entre eles e analisar o projeto que será iniciado para enquadrar a metodologia que melhor atenderá os objetivos.”
Em métodos tradicionais de gestão, entende-se que o produto só faz sentido quando é entregue na sua totalidade, ou seja, apenas com 100% do projeto cumprido é que o cliente receberá algum valor. Por outro lado, métodos ágeis podem ser usados em projetos que permitem que um conjunto mínimo de funcionalidades solucione parte da necessidade de um cliente e, ao serem entregues em parte, já representam uma diferença valiosa para ele.
Outro ponto importante entre os dois métodos é que no ágil, quando se acorda que o projeto irá entregar as funcionalidades mínimas, o cliente nem sempre tem noção do custo total do produto. Já nos métodos tradicionais, o valor é estabelecido com o âmbito, o que sugere que não estão previstas alterações significativas nas funcionalidades durante o decurso do projeto.
Em termos de fluxo de processo há uma distinção importante entre os dois modelos. Os ágeis descartam a estrutura rígida prevista nos tradicionais, em que uma fase do projeto só é iniciada quando a anterior termina. Nos métodos ágeis, é reduzida a importância das mudanças de fase e o foco na gestão do orçamento em detrimento do acompanhamento próximo da entrega em si.
Estas questões refletem-se nas estruturas que suportam cada tipo de método de gestão de projetos nas empresas. No tradicional, conforme já analisámos, são implementadas estruturas formais que atuam como agentes de gestão de projetos e orquestram as ações para que as várias fases do projeto sejam cumpridas dentro do planeado. Já nos modelos ágeis, as equipas são multidisciplinares e atuam em forma de autogestão. Assim, cada colaborador sente-se responsável pelas ações que lhe são delegadas. Cada membro da equipa torna-se capaz de aumentar o valor do produto, assume decisões sobre como fazer o trabalho e não olha apenas para as suas próprias tarefas, mas sim para aquelas que podem afetar o trabalho, já que todas são importantes para o resultado.
Uma forma de resumir alguns pontos de diferenciação entre a gestão de projetos tradicional e a gestão através de métodos ágeis é:
- Mais do que ferramentas e processos, a interação entre os colaboradores é que promove a concretização dos projetos;
- A documentação é importante, mas o primordial é o pleno funcionamento de qualquer tipo de entrega prevista no projeto;
- Contratos formalizam os acordos, mas é a colaboração com o cliente que garante o bom andamento do previsto e o ajuste de caminhos quando necessário;
- Planeamentos organizam as ações, mas responder rapidamente às mudanças é o prioritário.
Não existe uma máxima que dite que uma organização precisa de adotar um ou outro modelo de gestão de projetos. É preciso entender a diferença entre eles e analisar o projeto que será iniciado para enquadrar a metodologia que melhor atenderá os objetivos. O que importa é que a qualidade do projeto nunca seja deixada de lado!
