A Importância da Melhoria Contínua nas Organizações

A procura pela excelência é uma constante em qualquer organização que deseje permanecer competitiva num mercado global e em constante mudança.

Uma das maneiras mais eficazes de alcançar essa excelência, é através da melhoria contínua. Neste artigo, iremos explorar a importância da melhoria contínua nas organizações e como a implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), de acordo com a norma ISO 9001:2015, pode desempenhar um papel crucial nesse processo. Além disso, iremos apresentar outras ferramentas de melhoria contínua e como as organizações podem promover uma cultura de melhoria constante.

A Importância da Melhoria Contínua

A melhoria contínua é um conceito fundamental para as organizações que desejam, não apenas sobreviver, mas também crescer. Algumas das razões pelas quais a melhoria contínua é tão importante incluem:

1. Adaptabilidade

O ambiente de negócios está em constante mudança. Organizações que se adaptam rapidamente a novas circunstâncias têm uma vantagem competitiva. A melhoria contínua permite que as empresas ajustem os seus processos, produtos e serviços de acordo com as necessidades do mercado.

2. Eficiência Operacional

A melhoria contínua foca-se na otimização de processos, com o intuito de reduzir o desperdício e aumentar a eficiência. Isso leva a uma redução de custos e a uma utilização mais eficaz dos recursos.

3. Satisfação do Cliente

Clientes satisfeitos, são clientes fidelizados. A melhoria contínua procura corresponder às expectativas dos clientes e até mesmo superá-las. Isso resulta numa maior satisfação do cliente e consequente fidelização.

O papel de um Sistema de Gestão da Qualidade

A implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade (SGQ), de acordo com a norma ISO 9001:2015 é uma abordagem estruturada para a melhoria contínua, possuindo um requisito específico dedicado à melhoria contínua, e muitos outros relacionados.

Com o requisito 10.3 Melhoria Contínua, a ISO 9001:2015 requer que a organização melhore de forma contínua a aptidão, a adequação e a eficácia do seu SGQ. Para isso, a organização deve considerar os resultados da análise e avaliação (requisito 9.1.3), e as saídas da revisão pela gestão (requisito 9.3.3), para identificar necessidades e oportunidades para a melhoria contínua.

Naturalmente, a melhoria contínua não se pode cingir a problemas identificados, sendo também importante contemplar as possibilidades de afinar resultados do sistema, processos, produtos ou serviços fornecidos. Poderá também contribuir para a antecipação das necessidades e expetativas do mercado, no sentido de potenciar que as organizações forneçam produtos ou serviços que satisfaçam, tanto os requisitos do cliente como os legais aplicáveis, e aumentar a satisfação do cliente através da aplicação eficaz do sistema.

A melhoria contínua do SGQ parte do compromisso da gestão com a melhoria, assumido na sua política da qualidade. De notar que a revisão pela gestão é determinante para a melhoria, incluindo a melhoria contínua, já que nas suas entradas (requisito 9.3.2) a organização inclui a análise dos resultados obtidos e tendências, em particular na entrada “informações quanto ao desempenho e a eficácia do sistema de gestão da qualidade”, e nas suas saídas identifica oportunidades de melhoria.

Por último, a norma ISO 9001 usa o termo “melhoria contínua” para enfatizar o facto de que esta é uma atividade contínua e recorrente. É importante reconhecer, no entanto, que há diferentes formas para uma organização poder melhorar.

Entre outras, identificam-se as seguintes formas genéricas de potenciar a melhoria contínua:

• Implementar correções, de modo a controlar e corrigir situações não conformes, minimizando as suas consequências, como aplicável;

• Determinar a necessidade de ações para eliminar as causas da não conformidade, de modo a evitar a sua repetição ou ocorrência noutro local;

• Analisar os resultados dos processos, da realização dos produtos e serviços e da sua monitorização, medição, análise e avaliação;

Analisar outros fatores que possam influenciar o SGQ, tais como fusões ou aquisições planeadas, alterações organizacionais, novos produtos ou serviços disponibilizados ao mercado, investimentos nas infraestruturas ou nos meios de produção e realização dos serviços, incluindo hardware ou software, mudança de colaboradores chave, entre outras, e tomando ações para evitar roturas no funcionamento do SGQ e quaisquer situações não conformes;

Acompanhar a evolução do contexto externo e dos requisitos relevantes das partes interessadas relevantes, para antecipar situações adversas;

Deve ser colocada a seguinte questão, a todos os níveis organizacionais: “Haverá uma maneira melhor de fazer isto?”, aplicando assim o princípio da melhoria, a todos os níveis da organização, garantindo o envolvimento de todos os colaboradores.

Outras Ferramentas de Melhoria Contínua

Além do SGQ ISO 9001:2015, existem várias outras ferramentas e abordagens de melhoria contínua que as organizações podem empregar, incluindo:

• Kaizen – é uma filosofia japonesa que se concentra na melhoria contínua em pequenos passos. Envolve todos os níveis da organização na identificação e resolução de problemas.
• Six Sigma – é uma metodologia que procura reduzir defeitos e variações nos processos. Utiliza análise estatística para melhorar a qualidade e eficiência.
• Lean Manufacturing – concentra-se na eliminação de desperdícios em processos de produção. Isso resulta num menor tempo de ciclo, menor stock e maior eficiência.

Incutir uma cultura de Melhoria Contínua

A implementação de um SGQ ISO 9001:2015 e a utilização de outras ferramentas de melhoria contínua são passos importantes, mas uma verdadeira cultura de melhoria contínua exige o comprometimento de todos os níveis da organização. Para promover essa cultura, as organizações devem:

• Comprometimento da gestão de topo –  A gestão de topo deve liderar pelo exemplo, demonstrando compromisso com a melhoria contínua e a qualidade.
• Envolvimento dos colaboradores – Os colaboradores devem ser incentivados a contribuir com ideias e soluções para melhorias. Isso promove um ambiente de colaboração.
• Formação – Investir no desenvolvimento de competências e conhecimento dos colaboradores é fundamental para capacitar a equipa e para que esta possa contribuir para a melhoria contínua.

Conclusão

A melhoria contínua é essencial para o sucesso das organizações num ambiente de negócios dinâmico e competitivo.

A implementação de um SGQ de acordo com a ISO 9001:2015 oferece uma estrutura sólida na procura pela excelência, enquanto outras ferramentas, como Kaizen, Six Sigma e Lean Manufacturing, podem complementar essa abordagem. No entanto, uma verdadeira cultura de melhoria contínua exige o comprometimento de todos os níveis da organização. Ao abraçar a melhoria contínua de forma abrangente, as organizações podem prosperar, oferecendo produtos e serviços de alta qualidade que atendem e excedem as expectativas dos clientes.

A nossa equipa é especialista na implementação da ISO 9001 e outras ferramentas que promovem a melhoria continua nas organizações.