Os fornecedores são fundamentais para qualquer empresa, uma vez que estes fornecem os materiais, bens ou serviços necessários para a produção e operação dos seus negócios.
Atualmente, além da aquisição de produtos, as empresas recorrem cada vez mais à subcontratação de processos e serviços, para que se possam focar nas operações de atendimento e relacionamento com o cliente, e em estratégias de diferenciação no mercado.
Contudo, quantos mais processos, produtos ou serviços são subcontratados, menos controlo a organização tem sobre o seu negócio, pois estes elementos externos podem beneficiar ou prejudicar a organização, consoante o seu maior ou menor alinhamento com a estratégia.
Ainda assim, nem todas as organizações dão a devida importância à gestão dos seus fornecedores.
- A sua organização realiza uma avaliação e qualificação de fornecedores?
- Definiu critérios para avaliar os seus fornecedores?
- Documenta estas informações?
Erros ou dificuldades na gestão de fornecedores podem originar problemas no fornecimento de produtos ou serviços, por parte de uma organização bem como afetar a sua imagem perante o cliente. Alguns exemplos desses problemas são:
- Variação da qualidade do produto ou serviço;
- Alterações constantes de preço do produto ou serviço;
- Enfraquecimento da marca junto ao cliente devido a irregularidades no fornecimento;
- Perda de vendas e clientes por falta de produtos;
- Aumento dos custos;
- Mau atendimento ao cliente.
Por isso, a gestão de fornecedores deve ser considerada como uma parte fundamental da estratégia de uma empresa tendo-se em mente a importância e a influência destes na produção e na prestação de serviços.
Sendo esta uma das áreas significativas do planeamento de uma organização, deve ter a devida atenção por parte da gestão.
Na implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade, de acordo com a ISO 9001, é referido que a organização deve determinar e aplicar critérios para a comunicação, avaliação, seleção, monitorização do desempenho e reavaliação dos seus fornecedores.
Por existir o risco de uma organização ser prejudicada pelos seus fornecedores, a ISO 9001 tem o requisito 8.4 Controlo dos processos, produtos e serviços de fornecedores externos, onde é indicado que a organização deve definir requisitos, selecionar os fornecedores e estabelecer os controlos necessários para garantir a conformidade necessária dos processos, produtos e serviços provenientes do exterior.
“A gestão de fornecedores deve ser considerada como uma parte fundamental da estratégia de uma empresa tendo-se em mente a importância e a influência destes na produção e na prestação de serviços.”
Num Sistema de Gestão da Qualidade, entende-se como fornecedor externo, qualquer organização ou indivíduo externo à organização, que esteja a operar um processo ou parte dele, fornecer produtos ou serviços para a organização, ou diretamente para os clientes desta em seu nome.
Qualificar os seus fornecedores é uma prática fundamental para uma organização estabelecer uma estrutura sólida.
Segundo a ISO 9001, a avaliação de fornecedores começa com uma seleção inicial e continua até ao acompanhamento de seu desempenho.
- Avaliação e seleção inicial
Numa fase inicial, a organização pode qualificar os seus fornecedores, por exemplo, através de um questionário.
A seleção de questões fica ao critério da organização e deve ir de encontro às suas necessidades e requisitos. A organização deve definir questões que lhe permitam identificar os fornecedores que dão melhores garantias de facultar um bom produto ou serviço.
As metodologias de avaliação e seleção inicial de fornecedores podem considerar aspetos relacionados com a capacidade de fornecer produtos, serviços ou processos que satisfaçam os requisitos pretendidos, a conformidade com especificações, como também com outros aspetos relevantes para o fornecimento como o cumprimento de prazos, estabilidade financeira, flexibilidade. O fator preço deverá ser ponderado em conjunto com eventuais custos adicionais dos controlos a efetuar, baseados na capacidade do fornecedor para fornecer os produtos, serviços ou processos pretendidos.
Deve ainda ser solicitada documentação que comprove que o fornecedor cumpre com a legislação relacionada com o produto ou serviço e certificados de conformidade com normas, como a ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ou outras que sejam relevantes consoante o mercado de atuação, e que garantem a credibilidade e validam o fornecedor.
- Monitorização
É importante acompanhar o desempenho operacional dos fornecedores, através de métricas e indicadores, que permitam à organização verificar se o fornecedor cumpre com as suas obrigações e se os seus propósitos ainda estão alinhados com os seus objetivos.
A organização deve verificar se, por exemplo, os seus fornecedores realizam as entregas dentro dos prazos, com a devida qualidade e fornecem todas as informações necessárias e acordadas.
Os critérios e até as metodologias para definir o controlo dos fornecedores, verificação dos processos, produtos ou serviço fornecidos externamente podem ser diferentes consoante o impacto e importância desse fornecimento na atividade da organização.
Os controlos podem ser revistos periodicamente, em função do impacto dos processos, produtos ou serviço fornecidos, bem como o histórico da prestação dos fornecedores.
- Reavaliação
Para dar continuidade à qualidade do trabalho prestado pelo fornecedor, é importante que ocorram reavaliações semestrais ou anuais.
A prática da reavaliação fortalece pontos importantes do serviço e permite monitorizar se o fornecedor continua a cumprir com os requisitos da prestação de serviço, bem como garantir que eventuais erros observados em análises anteriores, foram corrigidos.
A ISO 9001 refere ainda alguns pontos que devem ser tidos em conta na gestão de fornecedores:
Planeamento: A organização deve definir o que pretende do fornecedor e definir as características ou a capacidade necessária para o mesmo.
Comunicação: Os requisitos devem ser informados aos fornecedores de maneira clara e apropriada.
Controlo: Devem ser determinados controlos para a organização assegurar que os processos, produtos e serviços fornecidos externamente (que afetem a qualidade dos produtos e serviços da organização) estejam conformes com requisitos, incluindo critérios para a avaliação, seleção, monitorização de desempenho e reavaliação dos mesmos, conforme citado anteriormente neste artigo.
Gestão de competências: A organização deve determinar a competência necessária de pessoa(s) que realize(m) trabalho sob o seu controle e que afete o desempenho e a eficácia do sistema de gestão da qualidade. Para a ISO 9001, o conhecimento organizacional pode ter origem em fornecedores externos.
Resumindo, para se fazer uma gestão de fornecedores que gere valor para ambas as partes, na relação entre cliente e fornecedor, uma organização deve garantir os seguintes pontos:
- Esclarecer a sua Visão de Futuro;
- Definir quem são os fornecedores críticos ou grupos de fornecedores críticos;
- Entender as necessidades e expectativas dos fornecedores críticos e assumir compromissos;
- Estabelecer uma política de contratação alinhada os requisitos das várias partes interessadas;
- Estruturar o processo de aquisição, alinhado com a política de contratação;
- Definir critérios para seleção, qualificação e avaliação de fornecedores, coerentes com a política de contratação;
- Estabelecer mecanismos para medir e monitorizar o nível de qualidade do fornecimento, incluindo indicadores de desempenho;
- Criar mecanismos para avaliar a eficácia da aplicação da política de contratação;
- Aplicar ações corretivas e/ou de melhoria nas práticas de gestão de fornecedores, que pode incluir a revisão na própria política de contratação.
Os fornecedores devem ser parceiros estratégicos para as empresas e desempenham um papel fundamental na garantia do sucesso dos negócios.
