Em tempos de crise, o profissional responsável pelo Sistema de Gestão da Qualidade de uma organização, tem todas as ferramentas necessárias para ajudar a empresa a ultrapassar a crise.

Em 1982, W. Edwards Deming publicou o livro “Out of the Crisis”, no qual salientava a importância da qualidade para ultrapassar os momentos de crise, através de metodologias estatísticas aplicadas à conformidade e melhoria da qualidade, produtividade e consequentemente da competitividade.

As organizações devem encarar as crises como um momento para criar métodos que lhes permitam diferenciarem-se da concorrência e fortalecer as relações com os clientes.

Com o surto Covid-19 a espalhar-se no mundo, muitas empresas já fecharam as portas ou estão a trabalhar remotamente, quando as funções o permitem.

Será de prever uma diminuição nos resultados, sendo por isso necessário adaptar cada negócio ao novo contexto, até porque não se consegue prever quando termina a crise pandémica e muito menos a económica, que se lhe segue.

Inicialmente, é necessário criar um Plano de Contingência Covid-19.

“As organizações devem encarar as crises como um momento para criar métodos que lhes permitam diferenciarem-se da concorrência e fortalecer as relações com os clientes.”

Depois, é necessário direcionar as informações que temos do sistema de gestão para ajudar a gestão de topo a atuar de maneira assertiva neste momento.

Em tempos críticos como o que atravessamos o planeamento e controlo adquirem uma importância ainda maior e a Gestão da Qualidade ajuda as empresas a controlar custos, despesas, colaboradores, matérias primas e tudo o que for relevante ao desempenho da organização.

Não estamos a falar em Sistema de Gestão da Qualidade, no que se refere à certificação ou ao selo. Falamos de gerir os riscos e oportunidades para sair da crise. É necessário realizar uma gestão da mudança estruturada, para aprender com o momento que atravessamos e gerar processos e entregas melhores.

É tempo de alinhar a visão da empresa, os valores e a sua estratégia. É tempo de reavaliar os processos de negócio, os seus procedimentos, redefinir objetivos e prioridades.

Além disso, no tempo de incerteza que atravessamos, precisamos ser flexíveis e resilientes com as pessoas e os processos.

Mas afinal, como é que a Qualidade entrega valor à empresa, neste momento de crise?

Com o cenário que atravessamos, todo o contexto da empresa mudou. É necessário refazer a análise SWOT. Tudo mudou, os fatores internos e externos, as necessidades dos clientes, colaboradores e outras partes interessadas.

“É tempo de alinhar a visão da empresa, os valores e a sua estratégia. É tempo de reavaliar os processos de negócio, os seus procedimentos, redefinir objetivos e prioridades.”

De um momento para o outro, passamos de um cenário otimista e de crescimento, para desconfiança e recessão.

Temos de nos questionar.

Como acompanhar os colaboradores em teletrabalho? Que clientes serão mais afetados? Como os podemos ajudar? Como os vamos acompanhar?

É necessário apresentar dados para estas questões, que ajudem a tomada de decisão e a definição de novas estratégias.

E não é apenas mudar, é fazer a gestão da mudança. Devemos estabelecer planos de ação, processos e projetos para gerir as mudanças.

É uma oportunidade para trabalhar de forma mais ágil e assertiva, preponderantes em tempos de incerteza.

Muitos riscos não deixaram de existir, mas existiram mudanças significativas na probabilidade, impacto e, por isso, os planos de mitigação deverão ser adequados. É fundamental realizar uma nova avaliação de riscos.

Além disso, os indicadores do sistema terão de ser revistos.

Eles servirão para monitorizar os processos e serão a base para a tomada de decisão.

É o momento de atualizar metas e, eventualmente acrescentar ou substituir indicadores.

“Muitos riscos não deixaram de existir, mas existiram mudanças significativas na probabilidade, impacto e, por isso, os planos de mitigação deverão ser adequados.”

Além dos indicadores, devem ser revistos os processos, procedimentos, bem como as responsabilidades e competências dos colaboradores.

Toda esta a tomada de decisão deve ser documentada.

As auditorias também não deverão ser esquecidas, pois ajudam a perceber se o sistema de gestão continua a funcionar, que ajustes deverão ser feitos e garante que as boas práticas dos processos e atividades são cumpridas.

Além disso, num momento de afastamento social, a realização de Auditorias Internas pode ser efetuada remotamente.

O procedimento é semelhante, existindo análise de documentação e recorrendo-se a videochamada, partilha de écrans ou, se necessário, a fotografia/vídeo.

A versão 2018 da ISO 19011, norma com linhas de orientação para realização auditorias a sistemas de gestão, alinhada com a evolução tecnológica, introduziu e incrementou o uso de técnicas de auditoria remota, o que facilita no momento que vivemos.

Tal como na história do lenhador, é tempo de afiar o machado para voltar mais forte, eficaz e eficiente. Este é o momento da Qualidade!

O Sistema de Gestão da Qualidade é a ferramenta chave para as empresas e organizações que pretendem ultrapassar a crise e investir numa gestão eficaz e competitiva.

Na Vexillum, procuramos continuamente apoiar os nossos clientes e aqueles que nos seguem. Por isso, desenvolvemos um ebook com dicas sobre o que deve fazer para adaptar a Qualidade da sua empresa ao novo contexto de crise e apoiar a gestão de topo na tomada de decisão.

Se necessitar de mais apoio, não hesite. Entre em contacto connosco!