Ouvimos várias vezes, gestores a referirem “Não temos tempo.”, “Não sei como é que o Ricardo demora tanto tempo a dar entrada de uma encomenda.” ou colaboradores “Não percebo porque tenho de fazer as coisas assim, é tão burocrático”, “Sempre fiz assim.”. Verificamos trabalho feito em duplicado, processos manuais (aparentemente demais), impressões em papel para ficarem arquivadas num dossier (que mais ninguém precisa e que ocupam espaço)… um “rol” de cenários (e queixas) que nem sempre são fáceis de processar. Por não parecerem fáceis, empresas e pessoas fecham os olhos, os dias vão passando, os cenários mantêm-se, tudo fica mais cansativo e frustrante, nada se faz. Identifica-se com este cenário?
Podemos estar perante uma empresa “obesa”. Obesa porquê? Porque os processos têm “gordura” ou seja, desperdícios e consequentemente ineficiências. Esta gordura precisa de ser eliminada antes que se apodere da sua empresa.
Como identificar uma empresa obesa?
- Tem pessoas que utilizam demasiados recursos?
- Tem processos desnecessários?
- Tem processos redundantes?
- Tem demasiados processos?
- Tem processos obsoletos?
- Tem resistências e conflitos internos?
- A sua cultura aceita valores inapropriados?
Mas afinal qual o problema de ter uma empresa obesa? O problema é que não irá conseguir proporcionar valor aos seus clientes de forma sustentada. E tenho uma má noticia para si: se nada fizer, a gordura instala-se, vai aumentar ao longo do tempo e cada vez vai sendo mais fácil introduzir mais gordura e consequentemente mais difícil de a eliminar.
“Mas afinal qual o problema de ter uma empresa obesa? O problema é que não irá conseguir proporcionar valor aos seus clientes de forma sustentada. E tenho uma má noticia para si: se nada fizer, a gordura instala-se, vai aumentar ao longo do tempo e cada vez vai sendo mais fácil introduzir mais gordura e consequentemente mais difícil de a eliminar.”
Então, mas como é que poderemos identificar estes desperdícios? Na Vexillum fazemos esta identificação, analisando ao detalhe a forma como um processo funciona e flui. Analisamos o passo a passo: identificamos as etapas micro, as pessoas que intervêm, os equipamentos, os softwares utilizados, e todos os recursos necessários. Com esta visibilidade, conseguimos identificar os 8 tipos de desperdícios
- Defeitos – quando produzimos materiais defeituosos, quebras, erros. Implica retrabalho, produto ou serviço não conforme. Exemplos: produção com defeito, comunicação incorreta da marca, introdução de dados com erros, bugs no software, formatação errada de dados, erros ortográficos.
- Excesso de produção (Superprodução) – quando produz / processamentos algo em quantidade superior aquela que o cliente (interno ou externo) necessita. Exemplo: produto fabricado sem ser necessário, preenchimento desnecessário de informação.
- Esperas – quando bens ou tarefas aguardam algo. Exemplo: produtos à espera de serem entregues, equipamentos a aguardar reparação, documentos a aguardar por serem processados ou a aguardar aprovação, aguardar informação.
- Transporte – quando movemos recursos (materiais, equipamentos, produtos, ficheiros, documentos) e esta movimentação não agrega valor ao produto. Exemplos: Mover documentos para “trás e para a frente”, incluindo digitais por email.
- Stocks / Inventário – quando existe inventário em excesso. Exemplo: matéria-prima a aguardar para ser utilizada, produto final a aguardar encomenda de cliente, código não entregue, campanhas de marketing finalizadas que não são implementadas, backlogs, stock de documentos obsoletos.
- Movimentações – quando ocorre movimentação desnecessária de pessoas, equipamentos, produtos, documentos. Exemplos: colaborador que necessita de se movimentar para operar várias máquinas ou ferramentas, esforço extra para encontrar informação, reuniões desnecessárias, layout mal definidos que implicam movimentação que não está otimizada.
- Excesso de processamento (Trabalho desnecessário) – quando efetuamos algo adicional, que não é necessário. Exemplo: produto com característica adicional que não agrega valor para o cliente, vários níveis de aprovação, software com recursos que não são utilizados, tarefas redundantes,
- Talento e experiência das pessoas não utilizado – quando os colaboradores têm competências e experiências que não são aproveitadas. Exemplos: Falta de planos de desenvolvimento.
“Então, mas como é que poderemos identificar estes desperdícios? Na Vexillum fazemos esta identificação, analisando ao detalhe a forma como um processo funciona e flui. Analisamos o passo a passo: identificamos as etapas micro, as pessoas que intervêm, os equipamentos, os softwares utilizados, e todos os recursos necessários. “
Quando olhar com novos olhos, irá passar a ver todos os desperdícios que o rodeiam. Por vezes, estamos há tanto tempo rodeados de desperdícios que já não nos apercebemos dele ou não sabíamos que era um desperdício. Muitas atividades são realizadas devido a hábitos criados. Por isso ouvimos comentários como: “Sempre fizemos assim.” ou “Se não está partido, não precisa de ser reparado.”. Em resultado, os processos nunca são questionados e investigados para conhecer o seu potencial de melhoria.
Na Vexillum temos uma equipa especializada que o pode ajudar (Consultoria Operacional).
