A importância da ISO 9001 numa PME (Pequena e Média Empresa)

De acordo com dados do Instituto Nacional de Estatística (INE), relativos a 2020, 99,9% do total de empresas em Portugal são PME e, destas, 96,1% são microempresas, 3,3% pequenas empresas e 0,5% médias empresas. Também em 2020, as PME representavam, no total, 61% do PIB e eram responsáveis por 78,7% da taxa de empregabilidade.

Assim, percebe-se o papel fundamental que as PME (pequenas e médias empresas) assumem na economia nacional.

Para que uma PME consiga competir perante as condições atuais dos mercados, tendo em conta a globalização da economia e o consequente acréscimo da concorrência, é importante garantir a confiança e a fidelização dos vários parceiros comerciais.

A norma ISO 9001 é o modelo mais utilizado nas relações cliente/fornecedor nacionais e internacionais. É a linguagem universal utilizada nas transações comercias, numa grande diversidade de setores e possui uma especial importância para as PME, dado que lhes permite demonstrar a sua capacidade para cumprir as necessidades dos seus clientes e competir com as grandes organizações.

A certificação ISO 9001 não é apenas uma bandeira para usar em negociações comercias, mas um instrumento de gestão que assegura maior eficiência nas empresas. De notar que, as pequenas e médias empresas, são entidades cujas dimensões possuem certos limites ocupacionais e financeiros. A cadeia de valor compõe-se por poucos elos e, portanto, a falta de produtividade um dos elos pode atrasar toda a empresa.

O objetivo principal de um sistema de gestão da qualidade, é promover a definição e consolidação de uma estrutura de gestão mais eficaz da empresa, estruturando o funcionamento da mesma com base numa abordagem por processos (de gestão, operacionais e de suporte). A implementação de um sistema de gestão da qualidade garante a obtenção de benefícios financeiros e económicos através da gestão eficaz dos recursos e da implementação de processos aplicáveis que melhoram o valor e o desempenho global da organização. Através da melhoria dos processos internos existe um aumento da produtividade e na redução do custo consegue-se uma diminuição de desperdícios. Existe uma melhoria da produtividade, através da organização dos postos de trabalho procedendo à implementação de metodologias de trabalho normalizado.

Com isso, existe uma melhoria do controlo dos custos relevantes para a atividade da empresa através da conceção de um sistema de indicadores de gestão eficaz, da redução de desperdícios associados ao processo operacional e processos administrativos (tempo, recursos, etc) e racionalização de processos e procedimentos. O benefício financeiro resultante é o resultado da melhoria da organização expressa em termos monetários, obtido por práticas internas da organização efetivas ao nível da eficiência.

“A norma ISO 9001 é o modelo mais utilizado nas relações cliente/fornecedor nacionais e internacionais. É a linguagem universal utilizada nas transações comercias, numa grande diversidade de setores e possui uma especial importância para as PME, dado que lhes permite demonstrar a sua capacidade para cumprir as necessidades dos seus clientes e competir com as grandes organizações.”

Resumindo, melhoram-se os processos, controlam-se os custos e eliminam-se os desperdícios. Faz-se mais, com menos. Assim, a justificação para este investimento por parte de uma PME, é simples de explicar e pode resumir-se a uma trilogia: eficiência, desempenho e reconhecimento.

Em tempos críticos, o planeamento e controlo adquirem uma importância ainda maior e a Gestão da Qualidade ajuda as empresas a controlar custos, despesas, colaboradores, matérias-primas e tudo o que for relevante ao desempenho da organização.

A certificação é adequada a qualquer empresa que esteja empenhada em utilizá-la como uma ferramenta de gestão. Quando se trata de PME familiares, esta estruturação assume especial importância, pois garante a “profissionalização” da empresa e continuidade, facilitando a sucessão de gerações. Além disso, com a certificação, obtém-se uma maior notoriedade nos mercados em que a organização atua.

Para avançar para um processo de certificação, as empresas devem proceder a um adequado e rigoroso diagnóstico inicial para avaliar se dispõem de meios e recursos necessários para a implementação do projeto. A certificação de uma empresa ou organização, independentemente da sua dimensão ou sector de atividade, consiste no reconhecimento formal por um Organismo de Certificação – uma entidade externa independente e acreditada no âmbito do Sistema Português da Qualidade (SPQ).

Esta acontece depois da realização de uma auditoria, que comprova a existência de um sistema de gestão que cumpre as normas aplicáveis, dando lugar à emissão de um certificado.

Mas primeiro, é necessário implementar o Sistema de Gestão da Qualidade.

As etapas para este processo resumem-se normalmente a:

• Determinação das necessidades e expectativas dos clientes e de outras partes interessadas;
• Estabelecimento da política e objetivos da organização;
• Definição dos processos e responsabilidades necessárias para atingir os objetivos estabelecidos;
• Determinação e disponibilização dos recursos necessários para atingir os objetivos estabelecidos;
• Estabelecimento de métodos para medir a eficácia e eficiência de cada processo;
• Aplicação destas medidas para determinar a eficácia e eficiência de cada processo;
• Desenvolvimento de toda a documentação, constituída por procedimentos, instruções de trabalho e impressos;
• Identificação dos meios de prevenção de não conformidades e eliminação das suas causas;
• Estabelecimento e aplicação de um processo para a melhoria contínua do sistema de gestão.

Na Vexillum, procuramos continuamente apoiar os nossos clientes e aqueles que nos seguem. Por isso, desenvolvemos este ebook como um guia para o ajudar a si e à sua empresa na implementação de um Sistema de Gestão da Qualidade.