O Papel da Comunicação nas Organizações

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O Papel da Comunicação nas Organizações

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Em todas as áreas dentro de uma organização é necessária comunicação para que haja transmissão de informação de uma pessoa para outra e se crie entendimento. Essa informação deve ser clara e direta.

A comunicação é essencial para todos, pois é através dela que o conhecimento é adquirido e repassado e representa uma oportunidade de amadurecer, aprender, ensinar, desenvolver e melhorar. Porém, apesar de existirem várias formas de utilizar a comunicação, existem falhas. Com essas falhas na comunicação o negócio de uma organização pode ser comprometido, independentemente do sector ou do tamanho; se não há comunicação efetiva e eficiente, não há desenvolvimento. O principal motivo de conflitos é decorrente de falhas na comunicação, falhas essas que podem ser identificadas pelo emissor e pelo recetor, e que podem ser trabalhadas de diversas formas, entre elas:

  • Comunicação interpessoal: a delicada e conflituosa comunicação entre pessoas, sejam familiares, colegas de trabalho, etc;
  • Comunicação de grupo: aquela que envolve um conjunto de pessoas por exemplo, um grupo de colegas de trabalho dentro de uma organização;
  • Comunicação de massa: comunicação dirigida a um grande público, que se serve de meios de comunicação coletiva como televisão, rádio ou internet.

Através destes tipos de comunicação, pode-se perceber que é de suma importância a prática da comunicação entre os indivíduos. Não só é a base para transmitir informações, como também causa influência nos comportamentos. A partir deste conceito, é percetível que a comunicação abrange e alavanca todos os aspetos comportamentais de cada pessoa. Da mesma forma acontece nas organizações quando há comunicação clara que pode ser entendida e interpretada de forma correta pelo recetor, e direta, sem rodeios.

Fluxos de comunicação

A transmissão de uma mensagem é feita através de processos e é composta por vários tipos, chamados de fluxos de comunicação. Estes fluxos são a classificação de como a informação é transmitida e de como o recetor recebe a mensagem. Destacamos cinco dos principais fluxos de transmissão de comunicações dentro das organizações:

  • Descendente: são as mensagens e informações provenientes da Administração ou Responsáveis de uma organização e que descem até aos restantes colaboradores. É um tipo de comunicação vertical, isto é, de cima para baixo em direção descendente. É a comunicação oficial (falada ou eletrónica) que transmite normas, procedimentos, instruções, estratégias, práticas organizacionais, etc.
  • Ascendente: é a comunicação que se processa dos colaboradores aos níveis mais elevados da hierarquia organizacional. Podem ser opiniões, críticas ou elogios dos colaboradores, expressas por meio de reuniões ou conversações formais e informais.
  • Horizontal: é a comunicação realizada entre colegas de trabalho do mesmo nível hierárquico. Em algumas estruturas organizacionais, pode-se identificar a tendência de manter a informação como propriedade secreta de grupos de um mesmo nível funcional, que é controlada e manipulada conforme o interesse.
  • Transversal: nas organizações mais descentralizadas e flexíveis, nas quais a gestão é mais participativa e integrada, as pessoas interagem mais, o que permite que o fluxo de informações se dê em todas as direções, sem a distinção de níveis hierárquicos.
  • Circular: este tipo de fluxo de comunicação é o mais presente em pequenas organizações e é extremamente informal, onde as informações circulam indistintamente entre todos os níveis da organização.

As organizações precisam de programas internos que foquem a comunicação no ambiente organizacional e podem, para isso, recorrer a algumas ferramentas e métodos para que a informação seja transmitida de forma clara e objetiva por todos os colaboradores. O programa de comunicação deve ser estruturado e fundamentado, de modo a que os colaboradores possam participar nesta forma fazer a diferença.

Funções da comunicação

Assim como existem os elementos que constituem a relação de transmissão de mensagem, o mesmo acontece com as funções que são os objetivos e as formas nas quais acontece a relação da comunicação. A comunicação tem habitualmente quatro funções:

  • Controlo: o controlo é exercido quando o indivíduo é informado, por exemplo, das regras hierárquicas da organização ou das regras básicas que a constituem.
  • Motivação: a Motivação é executada através de cada indivíduo, onde o mesmo pode identificar o seu papel e o que deve ser feito para que os objetivos sejam alcançados. A motivação deve ser instigada através de metas, acompanhamento do desempenho, feedback para que o seu desenvolvimento seja melhorado e para que se alcance satisfação no ambiente organizacional.
  • Expressão emocional: as pessoas sentem necessidade de se expressar quando estão felizes, tristes, frustradas ou dececionadas. Em qualquer âmbito profissional, a comunicação deve ser bem clara e confortante. É necessário que seja possível a expressão emocional para o progresso de cada indivíduo.
  • Informação: é utilizada para facilitar a tomada de decisões. As pessoas necessitam, a todo o momento, que dados sejam transmitidos para os colaboradores da organização para que seja possível tomar alguma providência.

Entende-se que nenhuma dessas funções é mais importante que as demais. Todas são necessárias e interligadas, e têm que funcionar instantaneamente para que haja progresso no desenvolvimento e realização das atividades desempenhadas.

Ruídos na Comunicação

A comunicação é uma ação que viabiliza a troca de mensagem entre as pessoas. Comunica-se grande parte do tempo e nem sempre as informações são compreendidas como deveriam ser, pois ocorrem ruídos na interpretação ou na emissão da mensagem. Os ruídos acontecem por falta de acesso a informação. Essa falta de estruturação da comunicação gera o desconforto dos colaboradores, pois quando a mensagem emitida pelos gestores chega aos grupos de colaboradores de forma descendente é geralmente distorcida pela falta de compreensão ou clareza na emissão da mensagem.

Comunicação Interna como Estratégia

A comunicação interna é realizada a partir do momento em que se tem uma informação e essa informação precisa de ser passada para os demais, seja através de formações, orientações, metas, objetivos da organização, visão ou diálogo entre gestor e colaborador. A informação precisa de ser transmitida, para criar colaboradores eficientes, competentes e eficazes, e para que se alcancem os objetivos desejados.

A boa comunicação é condição básica para a saúde orgânica da cultura de uma organização, que consolida valores de pensamento e de ação. Os gestores podem colocar estes métodos em prática ao estruturar a comunicação interna e ao trabalhar em sinergia com todos. Através da responsabilidade no trabalho, é possível alcançar êxito nas atividades e melhoria no desempenho de todos os que constituem uma organização.

A prática de ser ouvido e ouvir, tem sido utilizada pelas organizações como estratégia para saber as expectativas do colaborador em relação à organização, se o colaborador tem a mesma visão da organização e o que o colaborador espera dos gestores para criar sinergias onde todos possam trabalham com satisfação e prazer em executar o que realizam.

A comunicação dentro das organizações tem-se tornado vital, independentemente do seu tamanho, embora ainda existam organizações que têm dificuldade em fazer com que as informações circulem da maneira almejada. É necessário estabelecer nas organizações reuniões periódicas, formações que visem a motivação dos colaboradores, conhecer as suas opiniões, esclarecer as suas dúvidas, os seus sentimentos e aspirações, pois à medida que os colaboradores encontram espaços para se expressar, consequentemente irão sentir-se motivados e valorizados.

A comunicação interna mostra a maneira de ser da organização e, por essa razão, a organização precisa de questionar-se a respeito da verdadeira situação da comunicação interna, apontando as falhas que estão a gerar ineficácias e improdutividade.

 

14.11.2017


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