O recurso ao Outsourcing de Funções de Suporte à Gestão constitui hoje uma importante Oportunidade para os Gestores dos mais diversos mercados e setores.
Muitas pequenas e médias empresas necessitam, para sobreviver no mercado competitivo atual, de englobar nas suas atividades requisitos de qualidade e outros normativos específicos. Os desafios são muitos, tais como restrições de orçamento, lacunas nos conhecimentos técnicos para implementação de requisitos, bem como alterações a estes… muitas empresas enfrentam estes desafios através da contratação de consultores com conhecimentos específicos para apoiar a variedade das atividades necessárias. As empresas começaram a perceber que otimizavam os seus recursos se se concentrassem naquilo que melhor sabiam fazer e deixassem o resto entregue a especialistas.
O outsourcing de serviços é um processo através do qual uma empresa contrata outra empresa, para determinado serviço, na perspetiva de manter com esta um relacionamento de interesse mútuo, com vista ao desempenho de uma ou várias atividades que a primeira não pode ou não lhe interessa desempenhar e que a segunda desempenha na perfeição. A ideia do conceito é que a empresa se concentre no que faz melhor e entregue o resto a especialistas.
Originalmente o outsourcing era confundido com a simples subcontratação, circunscrevendo-se a atividades de baixo valor acrescentado e afastadas do negócio vital de cada empresa como os serviços limpeza, de segurança, o correio, etc. O aumento da competitividade dos mercados forçou as empresas a passarem a concentrar os seus melhores recursos no seu negócio, o que criou a oportunidade de outsourcing de atividades, funções ou processos para atividades de suporte à gestão da empresa.
No que respeita a sistemas de qualidade, ambiente, segurança e outros específicos, consoante as várias áreas de atividade, uma boa empresa de consultoria pode fornecer uma equipa de suporte a todo o processo, desde a submissão, desenvolvimento e implementação de todo o sistema. Mas, para além de transferir as atividades de desenvolvimento e implementação de um sistema de gestão para um serviço de outsourcing, que outras vantagens podem estes serviços oferecer? Resumidamente, segundo os últimos estudos sobre o assunto, em média o outsourcing conduz a uma redução de custos de 9% e ao aumento da produtividade em 15%. Esta vantagem só por si é significativa, mas podemos destacar outros benefícios do outsourcing:
- Permite a libertação de recursos quer a nível humano, técnico ou financeiro para as atividades-chave da empresa;
- Permite um acesso a especialistas que não tem dentro da sua empresa;
- Possibilita o desempenho de atividades de difícil gestão ou controlo;
- Desenvolve uma nova estrutura organizacional com menos níveis hierárquicos, capaz de aumentar a flexibilidade e a rapidez de adaptação às alterações do meio envolvente;
- Permite o acesso às melhores práticas da indústria e serviços;
- Possibilita uma afetação mais racional e eficiente de recursos;
- Aumenta a sua eficiência e produção.
Embora a empresa possa subcontratar muitas atividades, quanta da responsabilidade pela qualidade e pelas decisões do sistema pode ser delegada? Esta questão é importante de referir, uma vez que a Administração tem a responsabilidade de entender os requisitos na medida em que lhe compete a tomada de decisões apropriadas à estratégia da organização e, por esta razão, os serviços de outsourcing devem ser vistos como um suporte à administração dos sistemas de gestão e não como um substituto da responsabilidade inerente a estes processos.
